Mesurer et augmenter la productivité - Crédit photo: qimono AT PixaBay

Comment mesurez-vous votre productivité?

Que pensez-vous sépare les personnes les plus productives que vous connaissez des autres?

Voici deux indices fournis par deux des personnes les plus productives que je connaisse:

"Je pense que c'est le meilleur conseil: pensez constamment à la façon dont vous pourriez mieux faire les choses et vous remettre en question." - Elon Musk

Et voici le second de Chris Brailey, auteur du Productivity Project:

Ce qui distingue les personnes les plus productives des autres, c'est qu'elles apportent des corrections de cours toutes les semaines pour s'améliorer progressivement. - (souligné par moi.)

La réponse semble donc simple: modifiez constamment vos routines de travail et voyez comment elles affectent votre productivité.

Mais il manque quelque chose de crucial ici.

Comment mesurez-vous votre productivité? Si vous apportez des modifications à votre routine - disons, réveillez-vous plus tôt - comment savoir objectivement si cela a augmenté ou diminué votre productivité?

En tant que gourou de la gestion, Peter Druker le dit:

Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l’améliorer.

Voyons donc quels outils pouvons-nous utiliser pour la mesure.

Les deux façons de mesurer la productivité

Dans ma quête pour augmenter ma productivité, j'ai trouvé deux méthodes utiles pour m'aider à mesurer ma productivité de manière concrète:

  1. Suivi des étapes: Par exemple, le nombre d'articles à écrire dans un mois.
  2. Suivi du temps consacré à la réalisation des jalons: par exemple, vous pouvez suivre la somme des heures que vous avez consacrées à la rédaction de ces articles.

Mais quel est le meilleur moyen de mesurer la productivité? Cette question m'a tourmenté jusqu'à ce que je sache:

Cela dépend de la nature de votre objectif ou de votre tâche…

1. Quand mesurer la productivité en suivant les jalons?

Pour savoir si le suivi des jalons est un bon critère ou pas, posez-vous cette question simple:

La tâche que je vais terminer est-elle prévisible?

Si vous avez beaucoup d'expérience avec la tâche et que celle-ci comporte peu de connaissances inconnues (écrire un article, collecter des données sur les ventes, etc.), vous aurez une idée plus précise de votre productivité, si vous suivez les étapes.

Vous savez, par exemple, écrire un article est quelque chose que vous pouvez terminer en un temps limité. Par conséquent, vous pouvez utiliser le nombre d'articles finis comme critère pour mesurer la productivité.

Maintenant que vous savez comment mesurer votre productivité, vous pouvez commencer à expérimenter différents hacks pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Voici un exemple:

Une étude de cas sur la façon dont j'ai utilisé des jalons pour mesurer et augmenter ma productivité

Quand j'ai commencé mon blog, j'écrivais 3 à 4 articles par mois. J’ai donc décidé d’adopter les conseils d’Elon Musk et d’être plus productif.

Les suivants sont les simples astuces que j'ai pratiquées pour augmenter ma productivité. Et grâce à mon critère (nombre d'articles écrits par mois), je pouvais mesurer et juger si le hack fonctionnait ou non:

  1. Au début, j'arrivais du travail à 8h30. Ensuite, je dînais, suivi d'une sieste de 20 minutes (facturée pendant des heures). Après mon réveil, je commençais à écrire (à partir de 9h15) jusqu'à midi. De cette façon, je produirais 3 à 4 articles par mois.
  2. Puis j'ai commencé à changer les choses. Au lieu de faire une sieste et de me réveiller pour commencer à écrire, j'ai décidé de dormir (vers 21h30) et de me lever à 5h00 du matin pour écrire. Quel mouvement remarquable je pensais fièrement. Mais ça n’a pas marché. Au cours du mois où j'ai suivi cette approche, je n'ai écrit que 2 articles.
  3. La troisième approche que j'ai essayée a conduit à un progrès considérable de ma productivité. Je finis habituellement le travail (mon travail de jour) à 19h00. En guise de changement, j'ai décidé de partir à 18h00. Encore une fois, j'arrivais chez moi, je dînais, puis je faisais une sieste, puis je commençais à écrire. Cependant, cette heure de départ anticipé a fait une énorme différence. Au cours du mois où j'ai essayé cette approche, j'ai écrit 6 articles.

C’est la raison pour laquelle je crois que le fondement d’une productivité en constante augmentation est un système solide pour le mesurer.

Cependant, l’utilisation de jalons pour mesurer la productivité pose un problème subtil.

Supposons que votre objectif soit de prouver une nouvelle formule mathématique ou de comprendre la théorie de la relativité d’Einstein.

Comment savez-vous que vous êtes productif dans de tels cas et comment le mesurez-vous objectivement?

Ces tâches ne sont pas répétées régulièrement. Donc, vous ne pouvez pas compter les jalons pour voir si vous avez été plus productif.

Cela nous amène à la deuxième approche.

2. Quand mesurer la productivité en fonction du temps?

Comme la méthode précédente, pour savoir si vous devez suivre votre temps ou non, vous devez poser cette question:

La tâche que je vais terminer est-elle prévisible?

Si la réponse est non, vous aurez une meilleure idée de votre productivité en suivant les heures qui vous ont été réservées pour terminer votre tâche.

C’est également l’un des moyens utilisés par Cal Newport, l’auteur du livre le plus vendu, Deep Work:

L'avantage de suivre les heures, […] est qu'un grand nombre des projets importants mais non urgents que je poursuis ne peuvent être forcés. Je peux par exemple m'engager à terminer une épreuve en une semaine, mais cela ne signifie pas que je réussirai. Certaines preuves ne vont jamais ensemble; certains prennent des mois (ou des années); d'autres tombent rapidement. C’est difficile à prédire.

En règle générale, si votre tâche comporte un grand nombre d'inconnues et d'incertitudes, vous pouvez mieux mesurer votre productivité en suivant des heures de travail acharné. Pour moi, ces tâches consistent à résoudre un problème de programmation, à trouver une vulnérabilité dans une application, à effectuer des recherches pour un article académique, etc.

Voici comment utiliser ce système de mesure:

Une étude de cas sur la façon dont j'ai utilisé le suivi du temps pour mesurer et augmenter ma productivité

Pour augmenter ma productivité dans ma carrière, je surveille le plus souvent la durée de mon temps de concentration. Voici la feuille que j’utilise à cet effet:

Temps de suivi des tâches de finition comme mesure de la productivité

L'axe vertical représente les heures (chaque carré représente 30 minutes de travail ciblé). L'axe horizontal représente les jours du mois.

Mon objectif chaque jour est de faire de plus en plus la barre colorée (ce qui me motive aussi). Ensuite, je modifie ma routine de travail pour voir ce qui rend les barres croissantes.

Vous voyez les chiffres 1 et 2 sur l'axe horizontal? Sur ces deux points, j'ai constaté une augmentation de ma productivité et j'ai pris note de ce que j'ai fait différemment ces jours-là.

Ce que j’avais essayé différemment dans ces cas-là a été de commencer mes journées en planifiant chaque minute de la journée. Même si j'étais sceptique, cela s'est avéré très efficace. (J'ai déjà écrit sur l'incroyable pouvoir d'écrire vos intentions et votre pré-engagement.)

Ce n’est pas tout ce qu’il faut pour suivre les étapes et le temps.

En plus d'être des appareils de mesure parfaits, les deux offrent d'autres avantages.

Par exemple, l’avantage de suivre les étapes, c’est le besoin qui en découle de vous inciter à cogner jusqu’à la tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Chaque fois que l'une de mes tâches (prévisible) frappe la stase ou devient la proie de la procrastination, lui donner un délai est presque une garantie de réussite.

Mais il y a un mal qui se cache derrière les délais.

Si votre tâche se situe en territoire inconnu (par exemple, trouver la preuve d'une formule mathématique) et que vous lui fixiez un délai, vous tergiversez probablement (votre cerveau déteste l'ambiguïté).

C'est là que le suivi du temps vient à la rescousse.

Encore, dans les mots de Cal Newport:

Le suivi des heures garantit au moins que ces projets occupent une bonne partie de mon temps, même si je ne peux pas prédire ce qui va se terminer et quand.

Je pense que presque tout le monde peut dire à quelle catégorie appartient une tâche, et cela vous indique comment mesurer et optimiser son exécution.

Le bonheur pour moi est directement proportionnel au niveau de ma productivité. J'espère que cet article vous aidera à mesurer et à augmenter le vôtre.

Publié à l'origine à livelikepros.com le 9 mars 2019.

Cette histoire est publiée dans The Startup, la plus grande publication d’entrepreneurship de Medium, suivie de +432 678 personnes.

Abonnez-vous pour recevoir nos meilleures histoires ici.